Automatizamos la captación, el filtrado y las citas en un despacho de abogados.
citas automatizadas.
Resumen
Diseñamos un sistema automatizado para gestionar un boom de consultas en un despacho de abogados especializado en extranjería, evitando el colapso de la centralita, el email y la carga administrativa.
La solución se apoyó en Spoki para la conversación automatizada por WhatsApp y la organización de contactos, en Calendly para distribuir citas entre varios abogados según disponibilidad y en Stripe para gestionar el pago previo de la primera consulta.
Contexto inicial
El despacho recibió un gran volumen de solicitudes a raíz de un proceso extraordinario de regularización de extranjería. Las personas necesitaban información inicial, querían entender si su caso encajaba, qué documentación debían preparar y cómo reservar una cita con el profesional adecuado.
El aumento de demanda fue tan alto que terminó colapsando llamadas, emails y la capacidad del equipo administrativo para gestionar la primera fase del proceso.
El problema real
- Colapso de llamadas y correos
- Saturación del personal administrativo
- Dificultad para filtrar correctamente las consultas
- Coordinación manual compleja entre varios abogados
- Necesidad de responder en varios idiomas
- Exceso de tareas repetitivas antes de llegar a la consulta jurídica real
Objetivo del proyecto
- Absorber el pico de demanda sin colapsar al equipo
- Dar una primera respuesta útil y ordenada por WhatsApp
- Recoger el motivo general de la consulta
- Indicar la documentación necesaria
- Comunicar el coste de la primera visita
- Automatizar la reserva de cita con el abogado adecuado
- Gestionar el pago previo y los recordatorios posteriores
- Dejar todos los contactos organizados y segmentados
Solución diseñada
Se desarrolló un flujo de atención automatizada desde un botón de WhatsApp integrado en la landing del despacho. Desde ese punto se activaba un agente de inteligencia artificial entrenado para gestionar la fase inicial de la conversación de forma segura, útil y operativa.
Spoki
Plataforma principal para la conversación por WhatsApp, el disparo de automatizaciones y la organización de contactos y etiquetas.
Calendly
Sistema utilizado para distribuir automáticamente las citas entre varios abogados según disponibilidad real.
Stripe
Herramienta utilizada para gestionar el pago previo de la primera consulta antes de confirmar la cita.
- Preguntar de forma general el motivo de la consulta
- Explicar que la primera visita sirve para entender la situación concreta
- Indicar la documentación necesaria
- Comunicar que el coste de la primera visita es de 50 euros
- Responder en varios idiomas
- Agendar la cita directamente con el abogado disponible
- Permitir cambios o modificaciones posteriores
- Activar recordatorios automáticos antes de la cita
Impacto real en un despacho
Estimación media del impacto operativo y comercial que puede generar una automatización bien implementada en la fase inicial de atención, filtrado y agendamiento.
-60%
carga administrativa inicial en tareas repetitivas de atención y clasificación
-80%
tiempo de respuesta inicial a consultas entrantes desde web o WhatsApp
+35%
citas agendadas al reducir fricción y ofrecer respuesta inmediata
+25%
leads cualificados que llegan mejor preparados a la consulta
+2h/día
ahorro medio por persona administrativa en gestión inicial de consultas
-30%
no-shows gracias a recordatorios y pago previo antes de la cita
Estas cifras son orientativas del inicio de la implantación y no incluyen la evolución posterior de las automatizaciones asociadas.
Implementación
El flujo se diseñó para ordenar la primera fase del proceso sin ofrecer más información jurídica de la debida fuera del contexto adecuado. Su función era absorber la demanda, filtrar, organizar y conducir a la persona hasta la cita con el profesional correspondiente.
Entrada del lead
La persona accede desde la landing al botón de WhatsApp y activa el flujo automatizado.
Atención inicial
El agente recoge el motivo general de la consulta, informa del funcionamiento y solicita la documentación necesaria.
Reserva y pago
El sistema ofrece agenda según disponibilidad real y dirige al usuario al pago previo mediante Stripe.
Seguimiento
Tras la reserva, el contacto queda etiquetado y recibe recordatorios automáticos un día antes y una hora antes.
Resultados
- Absorción de un gran volumen de consultas sin depender de respuesta manual inmediata
- Reducción de la presión sobre centralita, email y equipo administrativo
- Mejor filtrado inicial antes de llegar al abogado
- Automatización de la coordinación de agendas entre varios profesionales
- Capacidad de atención en varios idiomas desde el primer contacto
- Automatización del cobro previo de la primera visita
- Reducción de olvidos y ausencias gracias a recordatorios automáticos
- Creación de una base organizada de contactos reutilizable para futuras acciones
Qué hizo que funcionara
- Se diseñó una estructura para absorber demanda, no solo para responder mensajes
- Se combinó filtrado básico, agenda distribuida y pago previo en un solo flujo
- Se organizó la operativa en torno a varios abogados con disponibilidad variable
- Se atendió en varios idiomas desde el primer contacto
- Se transformó una avalancha de consultas en un proceso más ordenado y escalable
- Se descargó al personal administrativo de tareas altamente repetitivas
Aplicabilidad a otros negocios
Este tipo de solución puede aplicarse muy bien a despachos profesionales, clínicas, consultorías y negocios con alta demanda de primeras consultas, especialmente cuando hay varios profesionales, necesidad de pago previo o atención en varios idiomas.
- Despachos de abogados
- Consultorías y asesorías
- Clínicas con varias agendas profesionales
- Negocios con procesos repetitivos de filtrado, pago y recordatorio
¿Quieres aplicar algo parecido en tu negocio?
Si tu empresa recibe demasiadas solicitudes, pierde tiempo coordinando agendas o depende de personal administrativo para responder siempre lo mismo, podemos diseñar una automatización que te ayude a informar, filtrar, agendar y organizar mejor la demanda desde el primer contacto.
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