Candidatos activados. Entrevistas automatizadas.
Resumen ejecutivo
Diseñamos un sistema automatizado para activar candidatos compatibles cada vez que entraba una nueva oferta de empleo, clasificar sus respuestas y convertir ese interés en entrevistas agendadas sin depender de seguimiento manual constante.
La solución se apoyó en Airtable para organizar ofertas y perfiles, en Spoki para comunicar por WhatsApp y gestionar etiquetas, en Google Calendar para coordinar entrevistas y en Brevo para reforzar la comunicación por email.
Contexto inicial
La empresa contaba con una base de datos de candidatos y un flujo constante de nuevas ofertas. Cada vacante exigía localizar perfiles compatibles, contactarles con rapidez y coordinar entrevistas sin perder tiempo ni dejar candidatos válidos por el camino.
Aunque los perfiles estaban organizados, gran parte del trabajo seguía siendo manual: comunicar, hacer seguimiento, clasificar respuestas y coordinar la siguiente fase del proceso.
El problema real
- Dificultad para activar rápido a los candidatos adecuados
- Demasiado trabajo manual en seguimiento y recordatorios
- Poca agilidad para separar interesados de no interesados
- Riesgo de perder candidatos válidos por falta de timing
- Necesidad de coordinar entrevistas sin cargar al equipo con tareas repetitivas
- Falta de un circuito automatizado entre oferta, respuesta e entrevista
Objetivo del proyecto
- Detectar coincidencias entre nuevas ofertas y perfiles de candidatos
- Comunicar vacantes de forma segmentada y automática
- Activar candidatos por WhatsApp en el momento adecuado
- Clasificar respuestas según interés o no interés
- Reactivar automáticamente a quienes no respondían
- Abrir agenda de entrevista a quienes mostraban interés
- Coordinar entrevistas según disponibilidad real del equipo
- Mantener trazabilidad y orden en Airtable y Spoki
Solución diseñada
Se desarrolló un sistema automatizado que conectaba la creación de nuevas ofertas con la activación inmediata de candidatos compatibles y la gestión del siguiente paso del proceso.
Airtable
Base operativa para organizar ofertas, perfiles, criterios de match y estado de cada candidato dentro del proceso.
Spoki
Canal principal para la comunicación por WhatsApp y entorno CRM operativo con etiquetas y segmentación.
Google Calendar + Brevo
Google Calendar permitía abrir entrevistas según disponibilidad real y Brevo reforzaba la comunicación por email antes de la cita.
- Detectar candidatos compatibles según puesto, residencia, idiomas, experiencia y formación
- Comunicar automáticamente la nueva oferta por WhatsApp
- Enviar recordatorios si no había respuesta
- Clasificar automáticamente a quien no estaba interesado
- Abrir agenda de entrevista a quien sí mostraba interés
- Enviar por email la información relevante para la entrevista
- Recordar la entrevista un día antes y dos horas antes
Implementación
La implementación se centró en transformar la lógica de match entre ofertas y candidatos en un flujo operativo claro, rápido y reutilizable.
Nueva oferta
Se da de alta una vacante y el sistema identifica automáticamente los perfiles compatibles.
Activación
Spoki comunica la oferta por WhatsApp a los candidatos que hacen match con esa posición.
Clasificación
El sistema detecta si el candidato no responde, no está interesado o quiere seguir en el proceso.
Entrevista
Si hay interés, se abre agenda según Google Calendar y se envían email y recordatorios automáticos.
Resultados
- Activación más rápida de candidatos compatibles con nuevas vacantes
- Mejor aprovechamiento de la base de datos existente
- Reducción del trabajo manual de seguimiento
- Clasificación automática de candidatos según respuesta
- Mayor rapidez para convertir interés en entrevista
- Mejor coordinación con la agenda del equipo de selección
- Refuerzo informativo por email sin perder la inmediatez de WhatsApp
- Mejor trazabilidad del proceso en Airtable y Spoki
Qué hizo que funcionara
- No se enviaron alertas genéricas, sino comunicaciones basadas en match real
- Se combinó segmentación útil, comunicación inmediata y seguimiento automatizado
- La agenda se conectó al calendario real del equipo
- El flujo contempló todos los escenarios de respuesta
- Se reforzó la preparación de la entrevista con email y recordatorios
- Se ordenó el proceso en dos entornos complementarios: Airtable y Spoki
Aplicabilidad a otros negocios
Este tipo de sistema puede adaptarse muy bien a empresas de selección, ETTs, consultoras de talento y procesos internos de RR. HH. que necesiten activar bases de datos y mover candidatos con rapidez.
- Selección de personal
- Recruiting y talent acquisition
- ETTs
- Procesos internos de RR. HH.
- Bases de datos de candidatos o leads que requieren activación segmentada
¿Quieres aplicar algo parecido en tu negocio?
Si tu empresa tiene una base de datos de candidatos o contactos y sigue activándola de forma manual cada vez que surge una oportunidad, podemos diseñar una automatización que te ayude a comunicar mejor, clasificar respuestas, agendar entrevistas y ahorrar tiempo operativo.
Reserva sesión estratégica