Automatizamos la gestión de siniestros de principio a fin
Resumen ejecutivo
Diseñamos un sistema automatizado para gestionar el primer contacto con asegurados cuando una compañía de seguros derivaba un siniestro a una empresa de reformas.
La solución permitió solicitar y recopilar información clave del caso, confirmar domicilio, pedir disponibilidad, recoger fotografías y actualizar el expediente de forma estructurada. Para ello se utilizó Airtable como base operativa, n8n como motor de automatización y Spoki para activar el agente de inteligencia artificial y gestionar toda la conversación por mensaje.
Contexto inicial
Esta empresa de reformas no solo realiza trabajos de rehabilitación y reparación, sino que también gestiona siniestros derivados por una aseguradora.
Cuando entra un parte, no basta con registrar el siniestro: hay que contactar con el asegurado, confirmar el domicilio, entender qué daño existe, solicitar imágenes, conocer la disponibilidad y preparar el caso para que el técnico pueda intervenir con más contexto.
El problema real
- Retrasos en el primer contacto con el asegurado
- Información incompleta sobre el siniestro
- Dificultad para centralizar todos los datos en un mismo entorno
- Dependencia de seguimiento manual para insistir cuando no había respuesta
- Poca visibilidad interna sobre el estado exacto de cada expediente
Objetivo del proyecto
- Automatizar el primer contacto con el asegurado
- Recoger la información necesaria para tramitar el siniestro con más orden
- Confirmar domicilio y disponibilidad
- Recopilar fotos y contexto útil antes de la llamada o visita técnica
- Actualizar el expediente automáticamente
- Etiquetar cada caso según su estado de respuesta y avance
Solución diseñada
Se desarrolló un flujo automatizado que conectaba la recepción del siniestro con una conversación estructurada y la actualización interna del expediente.
Airtable
Se utilizó como base operativa para registrar los siniestros, completar los datos de cada expediente y mantener trazabilidad del proceso.
n8n
Actuó como motor de automatización e integración entre la entrada del siniestro, la conversación y la actualización automática de los campos internos.
Spoki
Se utilizó para activar el agente de inteligencia artificial y gestionar toda la comunicación por mensaje de texto con el asegurado.
- Comunicar al asegurado el número de siniestro
- Presentar al asistente virtual en nombre de la empresa
- Solicitar confirmación del domicilio
- Recoger disponibilidad para una futura visita
- Pedir información sobre el daño o incidencia
- Solicitar fotografías del siniestro
- Actualizar automáticamente el expediente en Airtable
- Activar recordatorios cuando no había respuesta
Implementación
El flujo se diseñó para que la fase inicial del expediente dejara de depender de una intervención manual inmediata y pasara a estar guiada por un sistema trazable y más estructurado.
Entrada del siniestro
La aseguradora reporta el caso y la información inicial se registra automáticamente en Airtable.
Activación del flujo
n8n detecta el nuevo expediente y lanza la automatización conectada con Spoki.
Recogida de datos
El agente contacta con el asegurado y solicita domicilio, disponibilidad, descripción del daño y fotografías.
Actualización del expediente
Toda la información vuelve a Airtable, donde se completan campos, etiquetas y estado del caso.
Resultados
- Contacto inicial más rápido con el asegurado
- Recogida de información más ordenada desde el primer mensaje
- Mayor completitud de los expedientes antes de la intervención humana
- Recepción de fotos y detalles sin depender de llamadas iniciales manuales
- Mejor trazabilidad del estado de cada siniestro dentro de Airtable
- Etiquetado automático de contactos y expedientes
- Posibilidad de relanzar recordatorios cuando no había respuesta
- Ahorro de tiempo administrativo para el equipo interno
Qué hizo que funcionara
- La automatización se diseñó sobre una necesidad operativa real y repetitiva
- Se conectó correctamente el reporte inicial con la conversación automatizada
- La información volvió al equipo ya estructurada y clasificada
- Se dejó trazabilidad clara del estado del expediente
- Se redujo el tiempo invertido en perseguir respuestas y recopilar datos dispersos
- Se preparó mejor cada caso antes de la intervención del técnico
Aplicabilidad a otros negocios
Este tipo de sistema puede adaptarse muy bien a empresas que trabajan con incidencias, partes, validaciones previas o recogida de información antes de una visita técnica o comercial.
- Servicios de mantenimiento
- Reparaciones e incidencias técnicas
- Empresas que reciben casos derivados por terceros
- Negocios que necesitan recopilar fotos, datos y disponibilidad antes de intervenir
¿Quieres aplicar algo parecido en tu negocio?
Si tu empresa gestiona incidencias, visitas técnicas o procesos donde la información inicial llega incompleta y retrasa la operativa, podemos diseñar una automatización que te ayude a contactar antes, recoger mejor los datos y preparar cada caso con más orden desde el primer momento.
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